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YAPC::Japan 運営ブログ

YAPC::Japan各開催地の情報などをまとめていきます。

YAPC::Hokkaido 2016 SAPPOROを終えて。

YAPC::Hokkaido YAPC::Japan 北海道

この記事は、 「IT勉強会/コミュニティ運営 Advent Calendar 2016」の18日目の記事です。今日はonagataniが「YAPC::Japan」及び「YAPC::Hokkaido」について書きます。

YAPC::Japanとは

japan.perlassociation.org

JPAは「日本におけるPerlコミュニティを脈々と続くものとして盛り上げる」をミッションとして掲げ、活動を行っています。YAPC::Japanは東京だけではなく地方を巻き込む形でPerlを軸としたカンファレンスを盛り上げていきます。

簡単に説明するとYAPC::AsiaはYAPC::Japanとしてリブートされ年一回のカンファレンスから地方開催も含めた年数回のカンファレンスに変わっています。

運営について

JPAの強力なバックアップの元、Hokkaido.pmLocalボランティアスタッフの皆さんで運営を行いました。
大体のタスクの仕分けとしては

  • 東京メンバー:今までの経験を活かしてissueの作成、発注、制作、事務処理
  • 現地メンバー:会場関連、地元スポンサー様対応、発注、購入、現地ブログの投稿

という感じでした。
やっぱり大事なのは各々が手を上げて「これやります!」と作業を巻き取って行くことですね。なんだかんだと言っても即席のチームなのでトップダウンで作業を割り振るのも色々難しいところもあります。(皆さん本業もありますしね)とはいえ、初めてスタッフになった場合など勝手が判らなくて手を挙げれない事もあるかと思いますがまずは自分で手を上げてやり方は周りに聞くぐらいで良いのだと思います。一回作業すれば次のカンファレンスに生きますからね。

YAPC::Hokkaidoに開催に至る経緯(ざっくり)

うろおぼえですが。

  • 2月:北海道開催の話を頂く
  • 2月:Hokkaido.pm地元メンバーで検討し、スタッフの大部分に声がけ
  • 2月:正式にお返事
  • 5月:ゲスト登壇者様にご連絡
  • 5月:会場視察
  • 5月:企画検討
  • 6月:スポンサー様募集開始
  • 6-7月:ボランティスタッフさんに声がけ
  • 6-11月:制作・発注・事務処理など準備
  • 12月:最終調整、本番

カンファレンスの準備

カンファレンスの準備などの実作業のお話はあらたまさんのこちらのエントリーが参考になると思います。

tamamemo.hatenablog.com

きっかけと意気込み

そもそもですが、自分は4,5年くらい前に北海道でYAPC::Asia Hokkaidoをやります!と一度宣言したものの企画倒れになった事があり、、当時関係各位に大変迷惑をかけてしまいました。
開催に至らなかった理由ですが 当時は多くてもコアメンバーは2名程度で運営しようと考えていたので本業への影響が懸念されたためでした。はっきり言えば自分が甘くみていたのが原因ですね。。。
そんな苦い思い出があるので今回お話を聞いた時は自分で受けて良いものか悩んだのですが、JPA小林さんからも「JPAも運営に入るのと 中心メンバーに極端な負荷を集中させる事はしないで作業は分担しましょう」と説明されたのと、自分の所属する会社もこういった活動に理解があるので費用面・時間についても2つ返事でOKもらいました。
北海道でYAPCをという夢があったので今回開催できた事は本当に関係各位に感謝感謝です!

※いまだから言えますが地元メンバーで検討した時は宮川さんやゲストの方に登壇して頂いても歩留まり100名くらいではないかと心配してました。蓋を開けてみれば230名以上の申込みでYAPC::Asiaのブランドは偉大だと再認識した次第。

カンファレンス当日

流れとしてはざっくり以下のような感じでした。

前日
  • バックパネル等組み立て
  • 機材チェック
  • ノベルティ等受取・数のチェック
  • 詰め込み作業
  • ネットワーク準備
  • 翌日のシミュレーション
当日
  • 開場準備
  • スタッフさんの各作業の再確認
  • 受付の作成(ここが朝一番大事)
  • オープニング後はそれぞれの担当のお仕事に専念
  • 開催中の連絡はfacebook messengerを使いました(これがベストかどうかは判りません)
  • キーノートが始まるくらいから撤収準備
  • LT後に撤収開始
  • 開場の原状復帰
  • 荷物の送付、ゴミ処理

スタッフさんの配置については以下のような感じ。全体ではもっとスタッフさんいるので適宜足りない場所に移動してもらったり見回りをお願いしたり。

  • 受付で5名ほど常駐
  • カメラ撮影3名
  • セッション会場毎に番長1名、他3名(機材担当含む)
  • 休憩室2名(機材担当含む)
  • ネットワーク班2名
  • 進行チェック等運営:4名
  • ソーシャル担当:1名

個人的な感想

YAPC::Japanの地方開催一回目という事で地方開催のテストケースでもありますから「絶対に失敗できない」というプレッシャーも勝手に考えていたのですが、終わってみれば天候以外は大きな混乱もなく開催できました。
すごく良い経験もできて開催して本当によかった。

あと、約に立つかは不明ですがメモを残しておきます。

  • 電源コーナーはあったほうが良い
  • スタッフさんの数は参加者10名につき1.5名くらい必要 => 慣れていれば1でも良さそう
  • 本番終了後の荷物は集荷を予約しておいたほうが良い => 車に乗り切らなくて大変だった
  • ダンボールなど廃棄物は前日の準備の段階である程度処分したほうが良い
  • スタッフさん用の打ち上げは開催後おちついてからでもやった方が良い => スタッフさんは懇親会でもお仕事があるので休めない
  • ネットワークは専門の人に頼むべし。これは判っていたので頼んでおいて正解でした。
  • 当日の変更は慎重に。全体に影響します
  • ゴミなど注意事項は事前に説明すると大丈夫
  • 登壇者さんがこれなかった場合のプランはあったほうが無難
  • あまり頑張りすぎて無理をしない => 企画的にもそうですが、機材等も無理をするとトラブった時に大変。
  • 英語堪能スタッフさんいると心強い

ということでYAPC::Kansai 2017 OSAKAで会いましょう!